Gère contrats, fournisseurs, licences, budgets et échéances

L’idée reçue

« Enregistrer la date de fin suffit pour gérer un contrat. »

Une échéance utile doit être reliée à un fournisseur, un budget, des actifs couverts, un propriétaire, un délai de préavis et une décision de renouvellement.

01Construis les objets de gestion

Fournisseur
- identité, contacts, statut

Contrat
- type, numéro, début, fin, durée, préavis
- fournisseur et actifs couverts
- heures ou conditions de support

Coût
- période couverte
- montant réel
- budget imputé

Licence
- produit, sièges acquis, sièges affectés
- fournisseur, budget, échéance

02Relie le contrat au parc

CTR-001 Support réseau
→ fournisseur NetOps Services
→ budget Services 2026
→ switchs, pare-feu et bornes couverts
→ échéance 2026-09-15
→ préavis 60 jours

Sans relation vers les actifs, le support ne sait pas rapidement si un équipement est couvert.

03Consolide les coûts par budget

budget_code,amount_eur
BUD-HW-2026,40000
BUD-SVC-2026,25000
BUD-SW-2026,30000

engagé = coûts contrats + coûts licences + autres coûts imputés
ratio = engagé / budget

Le ratio n’est utile que si les périodes, devises et règles d’imputation sont cohérentes.

04Détecte le dépassement de sièges

license_code,seats_owned,seats_assigned
LIC-M365,60,54
LIC-CAD,10,12
LIC-BACKUP,5,4

LIC-CAD est OVERASSIGNED. Ce résultat exige une vérification : affectations obsolètes, usage non autorisé, achat manquant ou erreur de données.

05Calcule une alerte actionnable

aujourd'hui = 2026-08-04
fin CTR-001 = 2026-09-15
délai restant = 42 jours
préavis = 60 jours
→ RENEWAL_DUE

Une alerte doit contenir : responsable, coût, fournisseur, actifs concernés, décision attendue et date limite.

06Relie l’alerte aux actions automatiques

L’action contract peut générer les alertes d’expiration selon la configuration de l’entité. Si les notifications sont désactivées, les événements doivent au minimum rester visibles dans le journal de l’action.

scheduler CLI
→ action contract
→ échéances dues
→ notification ou journal
→ décision d'achat

07Exécute le contrôle

bash module4-glpi-automation-reporting.sh run "$lab"
column -s, -t "$lab/output/contract-license-controls.csv"
column -s, -t "$lab/output/renewal-alerts.csv"

Le lab détecte le renouvellement de CTR-001 et le dépassement de LIC-CAD. Il ne modifie aucun budget réel.

08Prépare la revue mensuelle

- contrats expirant à 30, 60 et 90 jours
- actifs sans contrat attendu
- fournisseurs sans contact valide
- licences sous-utilisées ou dépassées
- budgets engagés et prévision de fin d'année
- décisions ouvertes et propriétaire

Mission

Prépare une décision de renouvellement

Choisis un contrat, rassemble coûts, actifs couverts, qualité fournisseur, incidents associés, alternatives, préavis et recommandation finale.

✓À retenir

La gestion financière devient opérationnelle lorsque contrats, actifs, fournisseurs, budgets, licences et échéances forment une chaîne traçable jusqu’à la décision.